handdator

Visa fullständig version : Arbetsformer för styrelsen, feedback sökes


Mikael Nilsson
2009-11-03, 21:41
Följande dokument ligger som förslag till arbetsformer för styrelsen. Syftet är alltså att styrelsen ska ha ett dokument som beskriver styrelsens egen praxis både för att styrelsen ska fungera optimalt, men också för att medlemmarna ska kunna förstå hur styrelsen arbetar.

Jag har fått i uppdrag att söka feedback, och det gör jag i denna tråden. Vad tycker ni? Finns det fler saker vi behöver beskriva, eller är någon punkt otydlig eller inkomplett? Notera att detta ska dokumentera hur styrelsen faktiskt arbetar. Att *ändra* på styrelsens arbetssätt görs bättre genom en separat diskussionstråd.

Arbetsformer för Piratpartiets styrelse

Detta dokument beskriver de arbetsformer som Piratpartiets styrelse valt att arbeta efter. Dokumentet uppdateras vid behov av styrelsen. Senaste versionen finns -->här<--.

Styrelsemöten

Ur Piratpartets stadgar:

"Styrelsen sammanträder när ordföranden eller minst en tredjedel av styrelseledamöterna begär det. Styrelse ska sammanträda minst fyra gånger per verksamhetsår. Styrelsen är beslutsmässig om ordinarie ledamöter och suppleanter motsvarande minst hälften av det ordinarie ledamotsantalet är närvarande vid mötet. Beslut i styrelsen fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst."

Frekvens

Styrelsen möts normalt en gång per månad. Vanligtvis sker mötet per telefon eller face-2-face.

* Telefonmöten hålls vanligen under två timmar, kl 20.00 den första måndagen i månaden
* F2F-möten hålls vanligen lördag eller lördag-söndag den första helgen i månaden.

Datum och medium, samt ort vid F2F-möte, för nästa möte bör meddelas styrelsen av ordföranden en månad innan mötet äger rum.

Kallelse

Kallelse till styrelsemöte, med detaljer om tider, medium och eventuell ort, bör normalt skickas senast en vecka innan mötet och läggas ut på forumet i därför avsedd tråd. Endast exceptionella situationer bör föranleda en kortare kallelsetid.

Ärendelista och beslutsunderlag

Underlag inför styrelsemöte, i form av en ärendelista och tillhörande beslutsunderlag, bör normalt skickas ut till styrelsen senast en vecka innan mötet. Underlagen bör samtidigt läggas ut på forumet för att ge medlemmarna en chans till respons.

Närvarorätt

Om inget annat anges i kallelsen har, utöver de ordinarie styrelseledamöterna, även styrelsens suppleanter, partiledaren och vice partiledare, partisekreteraren och ekonomiansvarige närvaro- och yttranderätt vid styrelsemöte. I övrigt ska personer med närvaro- och/eller yttranderätt anges i kallelsen.

Protokoll

Publicering av protokoll bör inte ske före justerarna gett sitt klartecken. Justering kan ske på två sätt.

* genom att justerarna signerar en utskrift av protokollet, eller
* genom att protokollet publiceras i forumet, och justerarna svarar, på ett verifierbart sätt, med ordet "Justeras".

Till protokollet bör bifogas de underlag, eller sammanfattningar av de underlag, som använts vid styrelsebehandlingen.

Per capsulam-beslut

Vid brådskande ärenden kan Per capsulam-beslut begäras av ordföranden.

När ett per-capsulam-beslut önskas, så postas en tråd i forumet. SMS går ut till alla styrelseledamöter om att ett per-capsulam-beslut är postat.

Om en absolut majoritet av samtliga ordinarie ledmöter svarat ja i forumet, på ett verifierbart sätt, efter 12 timmar och ingen svarat nej, har beslutet gått igenom.

Om alla ordinarie svarat ja före 12 timmar, har beslutet gått igenom.

Om en enda ordinarie däremot säger nej, faller beslutet.

Trepiratsinitiativ till styrelsen

Ett viktigt uppdrag för styrelsen är se till att medlemmarnas initiativ tas till vara i organisationen. Den välkända "trepiratsregeln" gör det möjligt för medlemmar att ta initiativ utan godkännade från organisationen i mindre frågor.

Genom trepiratersinitiativ till styrelsen är det möjligt för enskilda medlemmar att lyfta större frågor för behandling i styrelsen. Styrelsen tar upp för behandling alla inkomna frågor, ärenden eller förslag som minst tre medlemmar står bakom.

Jäv

Jäv anses föreligga om personen själv eller närstående fysisk eller juridisk person kan vänta särskild nytta eller skada av frågans utgång.

Det åligger styrelseledamöter att självmant informera styrelsen om möjlig grund för jäv. Styrelsen beslutar om tillämpningen av jävsreglerna i varje enskilt fall. I tveksamma fall bör man hellre fälla än fria.

Jävig ledamot ska ej deltaga eller närvara vid behandling av ärendet, det vill säga vare sig i beredning, diskussion eller vid beslut. En minimiregel är att vederbörande ska lämna möteslokalen vid ärendets behandling.

Jäv ska noteras i protokollet tillsammans med en notis om ledamotens frånvaro vid behandlingen.

Styrelsens beslutsprocess i större frågor

I större, icke brådskande frågor fattar styrelsen normalt beslut först efter en föregående remiss till partiet. Remissunderlag presenteras i de reguljära styrelseprotokollen. Ett remissunderlag ska innehålla :

1. Relevanta beslutsunderlag
2. Ett komplett förslag till beslut.
3. Ett datum då styrelsen planerar att behandla ärendet.

Styrelsen avgör själv när ett remissförfarande är lämpligt.

AndersLindbäck
2009-11-05, 01:52
12 timmar känns lite kort för per capsulam-beslut det tvingar styrelsen att det sista de gör innan de somnar och de första de gör när de vaknar att kolla om de fått SMS.



I frågor som är känsliga och innehåller personuppgifter så borde man väl även kunna ta per capsulam-beslut via epost och inte posta dem publikt i forumet ?



Så per capsulam borde även kunna köras via epost ?

SimonRosenqvist
2009-11-05, 07:32
Angående protokoll:
- Det kan vara bra att sätta en tidpunkt för hur många dagar det får ta (efter mötet) innan protokoll är justerat och tillgängligt för medlemmarna.

Angående Per Capsulam:
- 12 timmar känns som väldigt lite tid. I UP har vi sju dagar idag. Minst ett dygn skulle jag säga.
- Det kan vara bra att beskriva hur per capsulam-beslut ska protokollföras, om det blir ett eget protokoll eller tas upp i nästkommande styrelseprotokoll.

Tommten
2009-11-10, 04:44
Mikael Nilsson (2009-Nov-03)Ärendelista och beslutsunderlag
Underlag inför styrelsemöte, i form av en ärendelista och tillhörande beslutsunderlag, bör normalt skickas ut till styrelsen senast en vecka innan mötet. Underlagen bör samtidigt läggas ut på forumet för att ge medlemmarna en chans till respons.
Jag skulle vilja tillägga att styrelsen, när beslutsunderlag tagits fram, via de kanaler de har till sitt förfogande bör upplysa och ge möjlighet till medlemmarna att de som är villiga att ge sina åsikter om beslutsförslagen innan nästkommande möte kan göra sin röst hörd via forumet. Dessa medlemmars åsikt i sakfrågan bör räknas till handlingarna i form av ett anonymiserat statistiskt beslutsunderlag som måste tas i beaktande när styrelsen senare går till beslut i frågan.

Så tycker jag det borde gå till!

Mikael Nilsson
2009-11-11, 11:42
Här föreslår jag en regel om "trepiratersinitiativ till styrelsen", som i så fall skulle platsa i det här dokumentet: http://forum.piratpartiet.se/Topic182021-485-1.aspx

Mab
2009-12-17, 06:21
Hej

Jag skulle vilja föreslå följande modell för att öka möjligheten för medlemmar till konstruktiv input i styrelsens beslut och samtidigt skapa förankring:

I samtliga frågor som inte upplevs som direkt brådskande tar styrelsen och istället för att fatta ett beslut i sak istället fattar ett beslut om beslutsunderlag för kommande möte. Rent konkret skulle det alltså innebära följande:

Om styrelsen på dagordningen till mötet i januari har frågan om reseersättningspolicy på sitt bord så går det faktumet ut i kallelsen för det mötet, och folk får en chans att komma med input. På januarimötet diskuterar styrelsen sedan fram en policy, men istället för att anta den beslutar de att den texten ska ligga som beslutsunderlag på februarimötet. Därefter bifogas texten i protokollet från januarimötet och folk uppmanas komma med synpunkter och ändringsförslag till den konkreta texten.

På februarimötet tas sedan frågan upp, finns det inga inkomna ändringsförslag klubbas policyn exakt som den ligger, finns det ändringsförslag ställer man de förslagen mot originalet enligt klassisk voteringsmodell, alternativt arbetar fram ett bra kompromissförslag. Därefter bifogas det tagna beslutet i protokollet från februarimötet

-----------------------------------
Den uppenbara nackdelen är att beslut i icke brådskande ärenden förskjuts med en månad, men eftersom de inte är brådskande borde den nackdelen vara acceptabel.

En annan nackdel är att styrelsen tvingas diskutera samma ärende två gånger, men har det inte inkommit någon bra input så torde den andra diskussionen före det faktiska beslutet ta mindre än en minut, och när det kommit in vettig input kan det ju snarare vara en fördel att saken diskuteras på nytt.

Den största fördelen är att man skapar en bestämd och reglerad tidsram för när och hur medlemmar kan komma med input i processen, och man ger samtidigt folk en möjlighet att påverka ett färdigt utkast där man enkelt kan diskutera och förbättra detaljer, istället för att behöva ge input på en stor och abstrakt fråga. Dvs istället för att få frågan "hur borde partiets resepolicy se ut" så får medlemmarna frågan "såhär tycker styrelsen att partiets resepolicy bör se ut, har du några idéer om hur den kan förbättras innan vi fattar beslutet?"

infinite_emma
2009-12-17, 08:31
+1 på beslutsunderlag, det tror jag är en utmärkt idé. Väl värd att provas i alla fall.

En annan idé som jag funderade på är att lägga ansvaret, för att exempelvis beslutsunderlagen blir kända längre ut i organisationerna, på någon officiell person. Att varje region har en ansvarig så att säga, för att lyfta upp pågående diskussioner inför beslut. Kontaktpersoner för styrelsen att vända sig till direkt så organisationen i sig tar hand om problemen med att folk inte känner att de har någon översikt över vad som är på gång.

Säg att styrelsen ålägger sig att lägga upp beslutsunderlag och dagordningar på viss plats. Där kan alla gå och läsa visserligen, men för att försäkra sig om att de som inte specifikt letar upp informationen så har några till uppgift att lyfta ut det i organisationen.

Mikael Nilsson
2009-12-17, 13:39
Mab (2009-Dec-17)
I samtliga frågor som inte upplevs som direkt brådskande tar styrelsen och istället för att fatta ett beslut i sak istället fattar ett beslut om beslutsunderlag för kommande möte.

Kul att du tyckte mitt förslag var bra mab, men du glömde bort källan :-)

Jag har utarbetat ett förslag till tillägg till arbetsformerna baserat på hur jag tänkte, och det ser ut såhär:

Styrelsens beslutsprocess i större frågor
I större, icke brådskande frågor fattar styrelsen normalt beslut först efter en föregående remiss till partiet. Remissunderlag presenteras i de reguljära styrelseprotokollen. Ett remissunderlag ska innehålla :

1. Ett komplett förslag till beslut.
2. Relevanta beslutsunderlag
3. Ett datum då styrelsen planerar att behandla ärendet.

Remissunderlag postas i forumet. Styrelsen avgör själv när ett remissförfarande är lämpligt.

samface
2009-12-17, 15:23
+1 på Mini och Mab :)

willenfort
2009-12-17, 15:59
Vill addera en sak som vi pratade om på piratchatten i morse.

Vi måste spika var och hur styrelsen officiellt kommunicerar med medlemmarna. och diskutioner och förslag som dycker upp i andra kanaler MÅSTE
föras in i dessa officiella kanaler så att vi inte kör härskartekniken underhållande av information (http://sv.wikipedia.org/wiki/H%C3%A4rskarteknik#Undanh.C3.A5llande_av_information) varesig medvetet eller omedvetet.

Detta är ett exempel på att undvika sådant där jag försöker föra in en del av diskutionen till detta fora. (orkar dock inte ta allt så de som inte höll med mig i chatten får gärna ge mig mothugg nu :) )

Edit: glömde att lägga ett +1 på MiNi.

Mikael Nilsson
2009-12-17, 17:03
Då styrelsen fattade beslut om att stödja (http://forum.piratpartiet.se/Topic190300-517-1.aspx) min idé om trepiratersinitiativ (http://forum.piratpartiet.se/Topic182021-485-1.aspx) (fast enklare formulerad), så tänkte jag föreslå en formulering av den som passar i detta dokument. Styrelsens beslut lyder:

Styrelsen diskuterade frågan och beslöt att ta upp alla frågor som minst tre medlemmar står bakom.

Mitt förslag till tillägg till detta dokument är:

"Trepiratsinitiativ till styrelsen"
Ett viktigt uppdrag för styrelsen är se till att medlemmarnas initiativ tas till vara i organisationen. Den välkända "trepiratsregeln" gör det möjligt för medlemmar att ta initiativ utan godkännade från organisationen i mindre frågor. Genom trepiratersinitiativ till styrelsen är det möjligt för enskilda medlemmar att lyfta större frågor för behandling i styrelsen. Styrelsen tar upp för behandling alla inkomna frågor, ärenden eller förslag som minst tre medlemmar står bakom."

JorgenL
2009-12-17, 21:59
Utmärkta ideer från mini och mab.

Vad gäller trepiratersregeln så låter det också bra, men jag kan tänka mig att det finns en risk att styrelsen kan bli spammad med de mest befängda ideer... Å andra sidan, gör ett försök en period, om det blir så mycket att det blir ohållbart så gör om det till en "5-piratersregel" eller nåt sånt.

agnesson
2009-12-17, 23:25
JL (2009-Dec-17)Utmärkta ideer från mini och mab.
Vad gäller trepiratersregeln så låter det också bra, men jag kan tänka mig att det finns en risk att styrelsen kan bli spammad med de mest befängda ideer... Å andra sidan, gör ett försök en period, om det blir så mycket att det blir ohållbart så gör om det till en "5-piratersregel" eller nåt sånt.

Ja om det visar sig att det blir allt för många frågor kan det vara rimligt att öka antalet till 5. Jag tror däremot att många frågor som kommer väckas kan behandlas väldigt snabbt.

Tommten
2010-01-10, 08:09
Mab (2009-Dec-17)Hej

Jag skulle vilja föreslå följande modell för att öka möjligheten för medlemmar till konstruktiv input i styrelsens beslut och samtidigt skapa förankring:

I samtliga frågor som inte upplevs som direkt brådskande tar styrelsen och istället för att fatta ett beslut i sak istället fattar ett beslut om beslutsunderlag för kommande möte. Rent konkret skulle det alltså innebära följande:

Om styrelsen på dagordningen till mötet i januari har frågan om reseersättningspolicy på sitt bord så går det faktumet ut i kallelsen för det mötet, och folk får en chans att komma med input. På januarimötet diskuterar styrelsen sedan fram en policy, men istället för att anta den beslutar de att den texten ska ligga som beslutsunderlag på februarimötet. Därefter bifogas texten i protokollet från januarimötet och folk uppmanas komma med synpunkter och ändringsförslag till den konkreta texten.

På februarimötet tas sedan frågan upp, finns det inga inkomna ändringsförslag klubbas policyn exakt som den ligger, finns det ändringsförslag ställer man de förslagen mot originalet enligt klassisk voteringsmodell, alternativt arbetar fram ett bra kompromissförslag. Därefter bifogas det tagna beslutet i protokollet från februarimötet

-----------------------------------
Den uppenbara nackdelen är att beslut i icke brådskande ärenden förskjuts med en månad, men eftersom de inte är brådskande borde den nackdelen vara acceptabel.

Låter bra det där, men jag skulle vilja lägga till några saker.
Samma förfarande skulle kunna ske med brådskande ärenden, fast styrelsen då genomför ett temporärt beslut redan på januarimötet som träder i kraft direkt och gäller fram till nästa styrelsemöte. Ändringsförslag, synpunkter, kritik med mera kommer in om det brådskande beslutet under januari precis som med övriga beslut. När nästa styrelsemöte kommer görs en omvärdering och styrelsen ser över ändringsförslag, kritik osv.. Eller kanske förkastar januaribeslutet och idén helt om det har stött på massiv allvarlig kritik och inte vid det styrelsemötet kan ses som accepterat och förankrat av medlemmarna.

Jag tycker även det ska göras skillnad på hanteringen när styrelsens besluten berör piratpartiets sakpolitik. Sakpolitik tycker jag nämligen är något som ska beslutas av medlemmarna, inte styrelsen. Då bör istället ett medlemsmöte kallas innan nästa styrelsemöte, där enbart denna sakpolitska fråga tas upp, diskuteras och voteras av medlemmarna istället för av styrelsen. På nästa styrelsemöte antar och genomför styrelsen sedan beslutet medlemmarna röstat fram. Bedöms saken som brådskande kan styrelsen göra ett temporärt beslut på det första styrelsemötet, som då kan överklagas av medlemmarna på medlemsmötet som sker mellan styrelsemötena. Samma förfarande som ovan alltså, fast medlemmarna har mer makt när det handlar om sakpolitiken.

Då borde alla beslut kunna räknas som förankrade av de flesta i slutändan och vi blir alla lyckliga och snälla.

Anders Hedberg
2010-01-10, 15:06
Eftersom jag just letade efter informationen om när nästa styrelsemöte var och inte hittade den så...


Kallelse

Kallelse till styrelsemöte, med detaljer om tider, medium och eventuell ort, bör normalt skickas senast en vecka innan mötet och läggas ut på forumet i därför avsedd tråd. Endast exceptionella situationer bör föranleda en kortare kallelsetid.


... eller något liknande. /Anders H.