Erfarenheter från Valberedningen 1.0

[Jante]

Erfarenheter från Valberedningen v.1.0


Bakgrund

Detta dokument är tänkt gå i arv till nästa valberedning och det kan ju vara en god sed att den valberedning som avgår uppdaterar detta dokument och passar det vidare.

I detta dokument kan man få stöd i att lyckas med sitt arbete i Valberedningen.

Ert uppdrag är viktigt och mäktigt

Valberedningens roll är att tillsätta ledningsfunktioner i Piratpartiet. Därför är den här gruppen väldigt mäktig och folk kommer ha åsikter om ert arbete, hur det ska göras och många kommer vilja viska i era öron. Lyssna gärna, men kom ihåg det viktigaste av allt: “Ni svarar inför medlemsmötet och bara medlemsmötet. Vare sig styrelsen eller ledningen har med ert arbete att göra och ni är helt autonoma i den bemärkelsen. Ni har stora friheter att genomföra ert arbete som ni vill. Det här dokumentet ska ni se som en hjälp, inte som en regelbok.

1. Börja med kommunikationen

Så fort som du blivit vald till Valberedningen är det jätteviktigt att omedelbart försöka kontakta Valberedningens sammankallande och/eller andra ur Valberedningen och berätta att du finns och är redo och hur man får tag på dig. Det är nära på omöjligt för den som är sammankallande att leta reda på dig, försök i stället hjälpa varandra genom att söka upp varandra.

Se till att alla har rätt information om hur man når varandra med mail, telefon, skype etc.

Enas om en kommunikationsplattform där ni kan hålla möten. Vi valde i slutändan “skype” men det är ju upp till er. Fördelen med Skype är att man kan använda Skype-Out för att ringa till fasta telefoner eller mobiltelefoner, vilket är en fördel om man inte har Skypeadresserna på de man ska intervjua. SkypeOut kostar dock pengar och om man ringer till mobiltelefoner, så går slantarna snabbt åt (drygt 2 Kr/min). Det går att få automatisk förnyelse, men det finns en spärr för hur många gånger man får fylla på direkt från ett kreditkort så efter det måste man använda PayPal eller liknande.

Du kan be styrelsen om en budget för Valberedningens arbete för att täcka denna typ av utgifter vilket de gjorde för oss.

Är du sammankallande i valberedningen måste du ha tillgång till en speciell användare för valberedningen i PirateWeb, så att du kan skicka ut mail till alla medlemmar samt söka efter email-adresser och telefonnummer till nominerade. Detta kan Mötespresidiet hjälpa till med (Läs nedan).

2. Skaffa en bra kontakt med Mötespresidiet

Mötespresidiet kan det här med regler och stadgar bra. De kan hjälpa dig med allt som rör formalia men även den tekniska plattformen (forumet, mail etc.). Ta kontakt med medlemmarna i mötespresidiet och be om hjälp om det är något ni inte kan reda ut på egen hand.

Mötespresidiet meddelar även valberedningen vilka mandat som skall fyllas, t.ex. styrelseposter, valberedning, revisorer, m.m.

Du kan kontakta mötespresidiet på deras gemensamma email: motespresidiet@piratpartiet.se eller någon av dem direkt om du känner till dem.

3. Tjata på Mötespresidiet att starta upp ett möte i forumet så fort som möjligt

Eftersom den tekniska plattformen är forumet, så måste du så fort som möjligt ha tillgång till de delar av forumet som handlar om Valberedning, (t.ex. valberedningens nominierings-sida med de unika nomineringskoderna.)

För det krävs att ett nytt möte “öppnas/skapas” och det krävs av Mötespresidiet att det fungerar. Kontakta Mötespresidiet och be dem öppna upp det medlemsmöte som ska genomföras.

Utan att du har tillgång till detta så kommer du inte kunna arbeta alls. Det är därför viktigt att du omedelbart kontaktar Mötespresidiet och ber att få nödvändiga detaljer om hur mötesplattformen fungerar och vad som krävs av dig och er för att kunna arbeta med den.

I vårt fall hade vi problem med att det inte var tydlig vem som skulle skicka ut “nominerings-koder” till de nominerade. Det är klokt att reda ut detta med mötespresidiet tills nästa valberedning.


4. Håll ett uppstartsmöte med valberedningen

Om du är sammankallande till valberedningen så är det en bra idé att kalla alla till ett uppstartmöte så ni så snabbt som möjligt kan enas om en arbetsgång. Hur ni vill göra är upp till er, men...

Vi gjorde i korta drag såhär:

0. Vi gick igenom det här dokumentet som inte fanns - men som hjälpte oss otroligt mycket att komma vidare i vårt arbete.

1. Vi skrev ett “nomineringsmail” som i princip berättade att man kunde nominera. I det skickade vi med en länk till “nominierings-systemet” och lite allmän info. Det gjorde att folk började nominiera.

2. Vi presenterade för varandra de individuella kriterier vi hade inför valen av våra nominerade.

3. Vi kom överens om några intervjufrågor som baserade sig lite på vad vi själva ville fråga, de kriterier vi presenterat och så lite andra frågor som vi ärvde från tidigare Valberedningar.

4. Vi delade upp oss “parvis” och delade upp nominerade mellan oss för att hinna med att täcka upp alla nominerade.

5. Vi planerade in fler möten som vi tyckte oss behöva efter eget tycke. (Viktigt att ta reda på vilket datum mötespresidiet måste ha valberedningens förslag.)

6. Vi var noga med att publicera våra protokoll publikt och offentligt på forumet i efterhand efter att vi tagit bort all information som vi bedömt som integritetskränkande.

[Henrik Brändén]

Jättebra initiativ, och en utmärkt lista rekommendationer. Men jag skulle föreslå några justeringar:

1) Valberedningens uppdrag är inte att "tillsätta" ledningsfunktioner, utan att "ta fram förslag till personer till" funktionerna. Gruppen är därför inte "mäktig" men däremot "inflytelserik".

2) Ledningen och presidiet har tillgång till kontaktuppgifter till alla medlemmar och alla som valts av årsmöte. Det måste rimligen vara möjligt för valberedningens sammankallande att få dessa uppgifter av ledningen eller av presidiet för nyvalda valberedningsledamöter. Däremot är det rimligt att kräva av de valda att de utan dröjsmål svarar, när de blivit kontaktade, och att de då lämnar alla kontaktuppgifter, inte bara mailadress.

[willenfort]

Vill addera lite saker till listan.

1) Piratewebs uppgifter är ofta föroldrade så man behöver kräva in "färska uppgifter snabbt" (ev bör vi ändra så att giltiga kontaktuppgifter är ett grundkrav för att kunna bli vald till förtroendepost. )

2) till denna punkten "5. Vi planerade in fler möten som vi tyckte oss behöva efter eget tycke. (Viktigt att ta reda på vilket datum mötespresidiet måste ha valberedningens förslag.)"

Planera in ALLA mötena direkt inte bara nästa möte. det kan bli strul, och möten kan bli inställda. då är det bra att veta om vilket nästa möte är så man inte missar infon. Detta avlastar även sammankallande som annars får ringa runt till alla och försäka få ihop ett nytt möte.

/C

[erik78se]

Alla uppdateringar till det där dokumentet är tanken att nästa Valberedning ska stå för.

Tanken var att det kan bli ett "Vandringsdokument" som passas vidare från valberedning till valberedning.

På så sätt kanske vi kan bygga en kontinuitet i vad vi håller på med i Piratpartiet, men där vi inte hoppas på att få det rätt från början och samtidigt lämnar utrymme för de som kommer efter.

Jag har gjort ett liknande dokument för min aktivism i lokalpolitiken som jag kallar min "skattkista". Tanken med det dokumentet är att kunna lämna det vidare till den som tar över efter mig den dagen jag inte orkar bära ryggsäcken längre - eller rör på mig.

Att upprätta en skattkista borde alla som har en funktionärsroll i Piratpartiet göra tycker jag och förväntas passa vidare uppdaterad när man lämnar sin post.

[Henrik Brändén]

Ursprungligen postat av willenfort

V Piratewebs uppgifter är ofta föroldrade så man behöver kräva in "färska uppgifter snabbt" (ev bör vi ändra så att giltiga kontaktuppgifter är ett grundkrav för att kunna bli vald till förtroendepost. )
/C

Presidiet får in aktuella kontaktuppgifter i anslutning till nominering, och använder den för att skicka svarskod! Och utan att ha använt den koden kan man inte bli vald. Så ditt önskemål i parentesen är redan uppfyllt!

[erik78se]

Ursprungligen postat av Henrik Brändén

Presidiet får in aktuella kontaktuppgifter i anslutning till nominering, och använder den för att skicka svarskod! Och utan att ha använt den koden kan man inte bli vald. Så ditt önskemål i parentesen är redan uppfyllt!

Det fungerade inte i så fall. Vi fick skicka ett mail manuellt för varje nominerad vilket var ett helsike att hålla koll på vem som hade blivit kontaktad, för vilken nominering, med rätt kod och av vem.

[Henrik Brändén]

OK. Sorry att jag lade mig i något som ni naturligtvis vet bättre!

[Andreas Bjärnemalm]

Ursprungligen postat av erik78se

Alla uppdateringar till det där dokumentet är tanken att nästa Valberedning ska stå för.

Ni är nästa valberedning, eller rättare sagt, ert uppdrag är inte slut. Ert egentliga uppdrag är att lämna förslag till de ordinarie valen på höstmötet. Eventuella fyllnadsval innan dess är mer att betrakta som "bonusjobb".

Hälften av er har mandat som löper till årsskiftet och den andra har mandat fram till och med 2013-12-31. Den enda förändringen av valberedningen som är planerad vid det kommande vårmötet är att det ska fyllnadsväljas en sammankallande för att ersätta Mårten som avgått.

Ursprungligen postat av erik78se

Det fungerade inte i så fall. Vi fick skicka ett mail manuellt för varje nominerad vilket var ett helsike att hålla koll på vem som hade blivit kontaktad, för vilken nominering, med rätt kod och av vem.

Vi har alltid behövt skicka mailen manuellt. Vi har använt oss av en padda i vilken vi haft en färdig mall för mailen, samt en lista över vilka som vi skickat mailen till. Så att hålla reda på vem som har fått ett mail är inga besvär. Hör av er till mig så kan ni få tillgång till vår mall för informationsmail till nominerade som vi tidigare använt oss av. Jag har uppdaterat den med de aktuella uppgifterna till er, och jag var också av den uppfattningen att ni redan fått tillgång till detta.

Däremot instämmer jag i att det är besvärligt att hålla på att klipp och klistra in rätt koder i rätt mail till rätt mailadress (det är jag som oftast har gjort det jobbet tidigare) och vi för diskussioner om hur man kan automatisera processen.

[willenfort]

Ursprungligen postat av Henrik Brändén

OK. Sorry att jag lade mig i något som ni naturligtvis vet bättre!

Sen skall man även tänka på att man inte nödvändigtvis nominerar sjg själv och då är det inte säkert att man har "rätt" kontaktuppgifter till den nominerade

/C